Nieuwe software bij ERES Boomverzorging geeft energie

ARTIKEL

Heidi Peters, maandag 10 april 2023

164 sec

Na softwaremoeheid vond ERES het juiste overzicht met Suite MKB

ERES Boomverzorging uit het in de Achterhoek gelegen Zelhem voert vakwerk uit aan bomen. Van het planten van een boom en het onderhouden ervan tot het weghalen van een boom. Het werkgebied en het aantal medewerkers maakten voor directeur Cees Schreuders duidelijk dat een planningsprogramma geen overbodige luxe was. Het vinden van het juiste programma had echter nog wel wat voeten in aarde.

Jesse Roozeboom (l) en Cees Schreuder

Snoeien, kappen, planten en stobben dus. Dit doet ERES inmiddels met zo'n vijftien man. ERES werkt vooral, maar niet uitsluitend, in de Achterhoek. 'Onze ploegen bestaan uit vakmensen met verschillende achtergronden. Binnen onze organisatie zijn bijvoorbeeld ook diverse ETW'ers aan het werk. De planning van het materieel en de mensen begon ooit met een papieren agenda. 'Ik houd wel van digitalisering,' vertelt Cees Schreuder. 'Dus gingen we al snel over op Google Agenda, maar dat leverde te veel problemen op. Toen begon de zoektocht naar een goed planningsprogramma. Kijk, op zich is ons werkproces eenvoudig: een boomverzorger snoeit een boom en ruimt de takken op en dan is het vaak klaar. Tegelijkertijd is ons werk heel dynamisch, waardoor er haast dagelijks verschuivingen in de planning plaatsvinden.'

Boomzorg, geen hovenier

Schreuder probeerde diverse pakketten uit die zich vooral richten op de hoveniersbranche. 'Deze waren voor ons werk, voor ons bedrijf, qua mogelijkheden te beperkt. De planning kon bijvoorbeeld niet soepel verschoven worden of, wanneer dat wel kon, konden we geen koppeling maken met het materieel. Toen weken we uit naar een programma specifiek voor loonwerkers, maar dat sloot ook niet aan. Wij zijn geen hovenier en ook geen loonwerker, maar we wilden wel goede software. Via via werd ik geattendeerd op Suite MKB van Become-IT. Dat draait nu ruim een jaar.'

'Binnen boomverzorging is het materieel het uitgangspunt in de planning'

Materieel is uitgangspunt

'Onze buitenmensen zagen het eigenlijk al niet meer zitten. Elke keer weer een ander programma dat niet voldeed aan wat ons bedrijf nodig heeft. Echter, met Suite MKB hoorde ik al snel niemand meer klagen.'
Jesse Roozeboom van Become-IT: 'Suite MKB wordt door veel vakmensen gebruikt. Elke branche kent zijn verschillen; tegelijkertijd zijn er veel onderdelen in het werkproces identiek. Er is een offertetraject, een planning, er moeten uren geregistreerd worden en ten slotte moet er een factuur verzonden worden.'
'In de boomverzorging,' legt Schreuder uit, 'is het materieel bepalend en daar hoort een persoon bij. Zo bekijk ik ook de planning. Vanuit kantoor moeten we realtime kunnen zien wie, waar en op welke machine werkt. Dit om te kunnen bepalen of er die dag nog een opdracht bij kan. Dat werkt nu goed met de activaplanning van Suite MKB.'

Voor iedereen is dezelfde, voor hen relevante, informatie toegankelijk

Nieuw gedrag

Inmiddels komt Suite MKB bij ERES Boomverzorging in elke stap van het werkproces terug. 'Wanneer een klant belt, maken we direct een notitie in Suite MKB. Vervolgens wordt in het programma een offerte opgemaakt. De order die daaruit voortkomt, wordt gepland en ook de factuur wordt vanuit Suite MKB gemaakt,' legt Schreuder uit. Hij heeft zich, op aanwijzingen van Roozeboom, wat nieuwe werkgewoonten eigen moeten maken. Zo maakt hij nu elke aantekening direct in Suite MKB, en niet meer via WhatsApp of een kladblaadje.
Roozeboom legt uit: 'Door goed gebruik te maken van het programma, staat alle informatie in het systeem en heeft iedereen dezelfde, voor hen relevante, informatie paraat. Het programma werkt intuïtief; daardoor pakt iedereen het ook snel op. Suite MKB werkt als het ware als een archiefkast met verschillende schappen. Je kunt ook heel eenvoudig inrichten wie toegang krijgt tot welke informatie. Wij zien veel bedrijfsprocessen en luisteren goed naar klanten. Zo signaleren we snel hoe een bedrijf efficiënt Suite MKB kan inzetten.'

Rustige opbouw

Roozeboom vervolgt: 'We zijn bij ERES begonnen met een basis voor het primaire proces en dat houdt in: offertes maken, uren schrijven, machines boeken en facturatie. Later is dit uitgebouwd met het vastleggen van hoelang een machine is gebruikt. Ook kunnen de VCA-keuringen van de machines en gereedschappen worden vastgelegd. We kijken naar wat het proces bij onze klant, in dit geval ERES Boomverzorging, verbetert en vergemakkelijkt.'
Schreuder heeft nog wat voorbeelden: 'In het systeem zijn schoenmaten vastgelegd, wanneer helmen gekeurd moeten worden en wanneer auto's naar de garage zijn geweest. Vanuit het systeem heeft de administratie alle informatie om de schoenen te bestellen of de keuring te regelen. Nu het systeem meer gevuld raakt, kijken we ook naar de vele managementrapportages die veel inzicht geven.'

'Nee' is een goed antwoord

'Become-IT is een laagdrempelige organisatie; dat werkt heel fijn,' vindt Schreuder. 'Kijk, wij groeien en zij groeien ook. En toch word ik aan de telefoon altijd goed geholpen en krijg ik het juiste antwoord. Dat antwoord kan ook "nee" zijn en dan weten de collega's van Jesse goed te motiveren waarom en wat eventuele alternatieve oplossingen zijn. Degenen die ik spreek, weten voldoende van de software om mijn vragen op te pakken en vaak al tijdens het gesprek op te lossen. Dat werkt super.'

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie