'Als certificaten worden geaudit, helpt het enorm als alles actueel is' |
|
|
|
|
 |
| 171 sec |
Aarten Boomverzorging kapt met losse lijstjes
Jarenlang draaide planning en facturatie van Aarten Boomverzorging op Excel-bestanden, losse notities en snel schakelen. Maar met de groei van het bedrijf nam de complexiteit van de bedrijfsvoering toe, terwijl audits en certificeringen juist om structuur vroegen. De implementatie van softwarepakket Suite MKB van Become-IT bracht meer dan alleen overzicht. 'Vroeger losten we problemen ad hoc op. Nu richten we de processen zo in dat fouten nauwelijks nog ontstaan,' vertelt werkvoorbereider Eelco Jansen.
| Eelco Jansen van Aarten Boomverzorging (r) en consultant van Become-IT Maarten van Eeden |
Voor een groeiend bedrijf werd verdere professionalisering volgens Jansen steeds belangrijker. Het boomverzorgingsbedrijf, opgericht in 2010 door Hilco Aarten, groeide in relatief korte tijd uit van een eenmanszaak naar een organisatie met 23 medewerkers, een eigen machinepark en een breed werkpakket: van aanplant tot verwijdering, voor overheden, aannemers, bedrijven en particulieren. 'We hebben klussen van een uur tot projecten van zes jaar. Elke boomeigenaar is een potentiële klant.'
 | | Als groeiend bedrijf werd verdere professionalisering voor Aarten Boomverzorging steeds belangrijker |
|
|
Juist die combinatie van omvang, certificeringen en uiteenlopende werkzaamheden maakte de dagelijkse organisatie complex. 'We liepen tegen allerlei dingen aan. Vooral in de planning was het opletten.'
Audits en certificeringen
Maar Aarten Boomverzorging zocht niet alleen naar een beter planningssysteem. 'We wilden ook iets voor offertes, facturatie, activa en keuringsdata. Ik heb regelmatig auditors aan mijn bureau zitten. Dan wil je niet kostbare tijd verspillen met zoeken of hopen dat alles nog actueel is.'
 | | Bij Eelco Jansen staat Suite MKB inmiddels de hele dag aan |
|
|
Die audits vormden uiteindelijk een belangrijke versneller. Aarten Boomverzorging beschikt over meerdere certificeringen, waaronder veiligheidskeurmerk VCA, Erkend Bosaannemer ErBo, kwaliteitscertificeringen ISO 9001 en ISO 14001 en de CO2-Prestatieladder. Daarnaast behoort het bedrijf tot een kleine groep erkende erfgoedhoveniers. 'Als certificaten worden geaudit, wordt getoetst hoe de processen zijn ingericht en worden toegepast,' legt Jansen uit. 'Dan helpt het enorm als alles actueel is en de basis klopt.'
Branchekennis
Die behoefte bracht Aarten Boomverzorging bij softwarebedrijf Become-IT. Volgens Jansen speelde branchekennis daarin een grote rol. 'Je merkt direct dat zij de groenbranche begrijpen. Als je belt over machines, planning of registraties, hoef je niet eerst uit te leggen hoe ons bedrijf werkt.'
|
|
'Als je Become-IT belt over machines, planning of registraties, hoef je niet eerst uit te leggen hoe ons bedrijf werkt'
| |
|
Consultant Maarten van Eeden van Become-IT ziet dat als essentieel onderdeel van de implementatie. 'In de groenbranche heb je vaak te maken met dezelfde vormen van bedrijfsvoering, zoals het jaarurenmodel, machinekeuringen en specifieke vormen van registratie. Dat bepaalt hoe je Suite MKB inricht.'
Eén systeem, één proces
Inmiddels loopt de hele bedrijfsvoering als één proces door de organisatie heen. 'Daarin zit voor ons echt de grootste winst,' zegt Jansen. 'Een offerte wordt een order, die order plan je in, daar worden uren op geschreven en uiteindelijk gaat dat door naar de factuur. Dat hele traject zit in Suite MKB aan elkaar gekoppeld.'
Juist doordat die stappen met elkaar verbonden zijn, ontstaat er veel meer grip op het proces. Een order blijft zichtbaar zolang gegevens ontbreken en werkzaamheden kunnen pas worden afgerond als ook de uren zijn verwerkt. Dat voorkomt fouten. 'Suite MKB zorgt ervoor dat je jezelf steeds controleert. Voordat die factuur de deur uitgaat, zijn er al meerdere momenten geweest waarop alles is nagelopen.'
Machines, audits en handige apps
Implementatie vraagt ook om maatwerk. Het boomverzorgingsbedrijf werkt intensief met eigen materieel. 'Wij wilden grip op onze activa,' vertelt Jansen. 'Waar staan onze machines, wanneer moeten ze gekeurd worden en wanneer zijn ze ingepland voor een project?'
 | | Met de inrichting van de machine- en activaregistratie geeft het systeem nu automatisch meldingen wanneer er onderhoud of een keuring aankomt |
|
|
'Dit werd direct één van de eerste onderdelen van de implementatie,' vult Van Eeden aan. 'Bij audits wordt ook gekeken naar keuringsstatussen. Daarom hebben we die machine- en activaregistratie meteen ingericht.' Het systeem geeft nu automatisch meldingen wanneer er onderhoud of een keuring aankomt. Machines worden bovendien direct gekoppeld aan orders en medewerkers. Dat alles komt weer samen in één app, waarin medewerkers hun opdrachten zien, inclusief locatie, werkinstructies en contactpersonen.
Verrassing in de praktijk
De grootste verrassing zit voor Jansen misschien wel in de hoeveelheid mogelijkheden binnen het systeem. 'Er zit zoveel in dat je nog lang niet alles gebruikt,' zegt hij. Volgens Van Eeden hoort dit bij zulke trajecten. 'Een implementatie stopt eigenlijk nooit helemaal. Bedrijven ontdekken steeds meer mogelijkheden binnen het systeem en bouwen het stapsgewijs uit. Je kunt modules naar eigen inzicht aan- of uitzetten en instellingen inrichten naar de eigen wensen. Suite MKB is een standaardpakket maar kan als maatwerk aanvoelen.'
|
|
'Suite MKB is een standaard pakket maar kan als maatwerk aanvoelen'
| |
|
Ook de support verraste Jansen positief. 'Als ik bel, heb ik direct iemand aan de telefoon die ook nog eens verstand van zaken heeft. Dat kom je zelden tegen.'
Minder ad hoc, meer controle
Na een jaar werken met Suite MKB ervaart Jansen vooral rust en overzicht in de organisatie. 'In plaats van ad hoc oplossingen werken we nu met geplande oplossingen.' Via de intranetmodule wordt documentatie gedeeld, toolboxen ingepland en verslagen openbaar gemaakt. 'Daar ben ik wel tijd mee kwijt, maar het levert ons veel meer nauwkeurigheid en transparantie op.'
Het bedrijf kan inmiddels niet meer zonder. 'Het systeem staat de hele dag aan. Je ziet direct hoeveel mensen ingepland zijn op projecten, welke rol iemand heeft en welke machines beschikbaar zijn.' Jansen is er blij mee: 'Ik heb het er een beetje doorheen moeten drukken, maar uiteindelijk is iedereen om.'
| LOGIN
met je e-mailadres om te reageren.
|
|
|
| Er zijn nog geen reacties. |
|
