Met Suite MKB tijd over voor andere bedrijfsprocessen |
|
|
|
|
 |
| 164 sec |
Flinke efficiëntieslag dankzij afgestemde software
Het bedrijf Pendula Boomzorg in Est ging 13 jaar geleden van start. Inmiddels bestaat het team uit pakweg tien personen, waarvan de meesten ETW'er zijn. Met de groei van het bedrijf ontstonden er ook administratieve hobbels. Dat was reden voor oprichter en eigenaar Timo van der Bijl om op zoek te gaan naar een programma dat past bij de activiteiten van Pendula Boomzorg. 'Het levert ons een enorme tijdwinst op.'
| Timo van der Bijl (l) van Pendula Boomzorg en Jesse Roozeboom van Become-IT |
Pendula Boomzorg voert alle werkzaamheden uit die met boomzorg te maken hebben: snoeien, planten, verwijderen en stobbenfrezen. Ook voor onderzoek, advies en bestrijding van de eikenprocessierups kun je het bedrijf bellen. Het doet dat in opdracht van zowel particulieren als overheden. ETW'er Jhulien Schoone houdt zich bij Pendula onder meer bezig met de werkvoorbereiding; Stephanie van der Bijl is officemanager. Voor die beide functies is een efficiënt en goed werkend programma essentieel.
'Wij voeren alles uit wat je maar kunt bedenken, van kluit tot kruin', vertelt Schoone. 'Inmiddels zijn we met tien vaste medewerkers en werken we jaarrond met een club van 15. Ik denk dat wij een goede marktpositie hebben doordat we relatief veel ETW'ers in dienst hebben en altijd actief zijn op het gebied van bijscholing. Ook zijn we VCA**-, Groenkeur BRL- en ISO9001-gecertificeerd. Onze focus ligt op slagvaardigheid en snel schakelen.'
Doorslaggevende demo
Door de groei van het bedrijf liepen enkele processen moeizaam. De verschillende programma's en systemen voor planning, urenregistratie en financiële administratie communiceerden niet met elkaar. Dat maakte de bedrijfsvoering onoverzichtelijk en tijdrovend. Begin 2022 bezocht Van der Bijl de Groene Sector Vakbeurs, waar ze in gesprek raakte met Jesse Roozeboom van Become-IT. 'Er waren meer aanbieders, maar voor ons sprong Suite MKB er op dat moment al positief uit. Toch hebben we nog een jaar bedenktijd genomen. In die tijd heeft Jesse twee demo's gegeven en die waren doorslaggevend voor ons', vertelt Van der Bijl.
|
|
'Door de groei liepen de bedrijfsprocessen vast. Met Suite MKB hebben we veel meer inzicht en overzicht'
| |
|
Om de medewerkers mee te nemen in het proces naar de nieuwe manier van werken, werd er een toolboxmeeting gehouden en verzorgde Roozeboom een training. 'Na de implementatie werkt alles niet vanaf dag één naar behoren, en zelf hadden we ook vragen', vertelt Van der Bijl. 'Maar de service van Become-IT is super: je krijgt altijd direct antwoord, zodat je weer door kunt.'
Gekoppelde processen
Schoone vertelt hoe hij Suite MKB gebruikt: 'Wij hebben aan de voorkant diensten in het programma gezet, met kostprijzen en verhuurprijzen. Wanneer ik een offerte maak, kan ik per kopje aanklikken welke dienst ik ga inzetten en hoeveel uren. Suite MKB berekent dan de totaalprijs. Vanuit het programma mail ik de offerte naar de klant, met een link naar ons klantportaal. Daar kan de klant de offerte direct accorderen, al dan niet met een opmerking erbij. Die reactie komt in mijn mailbox binnen, zodat ik er direct mee aan de slag kan. Op basis van de offerte maak ik vervolgens een project aan, waaraan ik een order koppel. Die order zet ik klaar in de planning. Daar zet ik de benodigde machines bij en middels de machineplanning kan ik zien welke machines nog beschikbaar zijn. Zo houd ik mezelf ook scherp en lukt het me om efficiënt te plannen. Een machine die meerdere dagen wordt ingezet, hoef ik maar eenmaal klaar te zetten. Dat scheelt mij enorm veel tijd.'
 | | Stephanie van der Bijl en Jhulien Schoone werken dagelijks met Suite MKB. |
|
|
De medewerkers buiten hebben een app op hun telefoon. Zij kunnen de order inzien met de werkinstructie en de locatie. De locatie wordt automatisch aan Google Maps gekoppeld. In de order zien de medewerkers welke machines ze die dag moeten meenemen. Desgewenst kunnen er nog KLIC-meldingen, foto's en andere bestanden toegevoegd worden. Aan het einde van de dag voeren de medewerkers hun start- en eindtijd en reistijd in. Ook kunnen ze nog opmerkingen toevoegen die van belang zijn voor het dossier of de facturatie. 'Ik hoef nu niet meer "voor-en-na-foto's" uit allerlei whatsapp-berichtjes te halen', lacht Schoone. 'Al met al scheelt het ons een heleboel klikken.'
'Voor mij is het handig dat ik eenvoudig een bijlage bij de factuur kan voegen, zodat de klant maar één pdf krijgt', zegt Van der Bijl. 'Ik bepaal vervolgens of ik de factuur alleen in het klantportaal wil hebben of ook in de app, zodat de jongens buiten die ook kunnen inzien. Je kunt het instellen zoals je wilt; er is veel mogelijk.'
Topje van de ijsberg
Roozeboom van Become-IT legt uit: 'Je kunt het programma instellen zoals je wilt en ook zo gedetailleerd gebruiken als je wilt. Zo kan een boomverzorger bezig zijn met hercertificering. Dan is het handig dat alle keuringsrapporten aan de machines gekoppeld kunnen worden en dat daar overzichten van gedraaid kunnen worden. Ben je daar als bedrijf aan toe, dan is die mogelijkheid beschikbaar.' Schoone: 'Ik denk dat we bij wijze van spreken nog maar het topje van de ijsberg gebruiken. En zelfs dat levert al veel op.'
| LOGIN met je e-mailadres om te reageren. |
|
|
| Er zijn nog geen reacties. |
Tip de redactie
|
