Eenvoudigere administratie voor complexere opdrachten

ARTIKEL

ONDERNEMEN

Heidi Peters, maandag 15 juli 2024

222 sec

John Volk Boomzorg werkt sinds een half jaar met Suite MKB

Het aantal medewerkers groeide en de variatie in opdrachtgevers eveneens. Dat was voor John Volk Boomzorg hét moment om over te gaan op een administratiesoftwarepakket dat nauwkeurigheid en overzicht oplevert. De keuze viel op Suite MKB.

Chris van Wijngaarden (links) met Jesse Roozeboom

John Volk Boomzorg is te vinden in Krimpen aan de Lek. Het bedrijf startte 25 jaar geleden als eenmansbedrijf. Inmiddels werken er 13 mensen in vaste dienst, die zich bezighouden met boomverzorging in de brede zin van het woord. Daarnaast is er een flexibele schil van zzp'ers op wie John Volk Boomzorg een beroep kan doen. Werkvoorbereider Chris van Wijngaarden vertelt: 'Je moet een beetje een vakidioot zijn om ons soort werk te doen. Dat merk je aan de sfeer in ons bedrijf. Verschillende collega's hebben ook buiten het werk contact en de verstandhouding is goed. Wij proberen in elke opdracht en in elk project de uitdaging te zoeken. We werken zowel voor gemeenten als in grote projecten.'

Van Wijngaarden werkt als coördinator en werkvoorbereider bij John Volk Boomzorg. Zijn collega Alinka van Vliet begon er ongeveer een half jaar geleden als administratief medewerker. Van Wijngaarden begon met zijn baan in het najaar van 2021; tot die tijd deed John Volk de planning nog zelf. In deze periode startte het bedrijf ook als hoofdaannemer met de uitvoering van langdurige opdrachten voor gemeenten. Dat betekende dat de administratieve last fors omhoog ging. In eerste instantie werd de administratie ingericht met diverse Office-functies. 'Planning, facturatie en personeelsadministratie deed ik allemaal in Excel, maar ik was me er wel van bewust dat het op een gegeven moment handig zou zijn als we bepaalde gegevens konden koppelen', vertelt Van Wijngaarden. 'Uiteindelijk werkt het allemaal wel, maar het blijven losse processen op deze manier. Vorig jaar zijn we op zoek gegaan naar een softwareprogramma dat deze informatie kan koppelen. Via een aannemersbedrijf dat enthousiast was over Suite MKB kwamen we uit bij Become-IT. Nadat we wat aanbieders hadden vergeleken, gaf Suite MKB de doorslag.'

Van factureren tot activa-registratie

Toen Van Vliet bij John Volk Boomzorg in dienst trad, viel zij in eerste instantie met de neus in de Excel-boter. 'Daar schrok ik een beetje van', lacht de administratief medewerker. 'Ik was gewend te werken met een breder softwarepakket. Gelukkig werd een paar weken na mijn eerste werkdag Suite MKB geïmplementeerd.' Consultant Jesse Roozeboom van Become-IT: 'John Volk Boomzorg had via Office de processen al goed ingericht. Chris wilde weten hoe hij de projectadministratie, planning en urenregistratie kon koppelen en in Suite MKB integreren. Met dat proces zijn wij begonnen. Dat betekende dat eerst de facturatie, de planning en het uren schrijven werden ingevoerd. Later kwam de module voor het maken van offertes erbij, en nog wat later hebben we de activa-registratie voor onze machines geïmplementeerd. De totale implementatie kostte slechts 15 uur, verspreid over drie weken. Het verliep heel goed.'

Alinka van Vliet

Alle medewerkers van John Volk Boomzorg die buiten werken - bijna iedereen, dus - hebben op hun telefoon een app van Suite MKB, met daarop de order-, planning- en urenregistratie. Dankzij de module Activa-registratie is ook de planning van de inzet van de machines daaraan gekoppeld. Door ook de gebruiksduur van machines te registreren, krijgt het bedrijf de kosten zo goed mogelijk inzichtelijk. Na zes maanden werken met Suite MKB zijn Van Vliet en Van Wijngaarden enthousiast.

'Werken met Suite MKB levert mij veel werkgemak op'

Van Wijngaarden: 'Het levert me veel werkgemak op. Je kunt het werk en de personeelsplanning veel eenvoudiger koppelen. De informatie daaruit wordt direct doorgezet naar de offerte; dat is ook positief. Wat voor ons ook belangrijk is, is dat we nu inzicht hebben in de kosten van langdurige projecten. Bij een contract voor een gemeente waarvoor we 6000 bomen moeten snoeien, zijn de kosten niet zo eenvoudig uit te rekenen. Nu hebben we een veel beter inzicht. Zo kunnen we zzp'ers vragen om in de module Projectadministratie hun facturen op een bepaald projectnummer te zetten, waardoor deze kosten en de pdf-factuur direct als inkoop zichtbaar zijn bij het project.' Van Vliet: 'Wanneer een klant belt, is het handig dat ik alle gegevens direct paraat heb. Het maken van een offerte is nu hoofdzakelijk een kwestie van aanvinken in plaats van omschrijven. Dat werkt snel en overzichtelijk en je maakt weinig fouten.'

Bij John Volk Boomzorg is Suite MKB gekoppeld aan Exact Online. De gegevens die uit Excel overgenomen konden worden, zijn ingelezen in Suite MKB - denk aan debiteuren en crediteuren, relaties, klanten en leveranciers, productlijsten, offertes en lijsten met machines. Roozeboom: 'Alle machines en voertuigen zijn opgenomen in de Activa-module. Per machine sla je een aantal gegevens op, waaronder keuringsdata, afschrijving, types, reparaties enzovoort. Ook het gebruik van deze machines kun je plannen. Stel, je hebt voor een klus twee mensen nodig, een bus, een hoogwerker, een versnipperaar en een aantal handgereedschappen. Dan leg je de machines ook vast, zodat je ze niet dubbel kunt inplannen. Bovendien worden de kosten van de machines opgenomen in de facturatie, én kunnen we in één oogopslag zien wanneer ze gekeurd moeten worden.'

Volgende stap: VCA-keuringslijsten en bestekken

Van Wijngaarden: 'In Suite MKB staan onze eigen eenheidsprijzen, gebaseerd op draaiuren of werkuren. Bestekken van gemeenten werken met inkoopprijzen per werkzaamheid; dat zijn geen prijzen die wij normaliter in onze contracten hebben staan. Zodra het mogelijk is om dit soort prijzen op te nemen in Suite, is het voor ons het overwegen waard om met een dergelijke module uit te breiden. Op dit moment kan ik ze nog niet kwijt in het systeem. Voor alle andere werkzaamheden verloopt het werken met Suite MKB prima.' Roozeboom: 'Wij zijn aan het verkennen wat we kunnen doen in deze besteksystematiek. Daar komt nog wel wat bij kijken.' Van Wijngaarden: 'Om op een contract te kunnen inschrijven, heb je bepaalde certificaten nodig, zoals VCA, ISO 9001 en BRL Groenkeur. Certificaten waaruit blijkt dat wij onze administratie op orde hebben. Ik moet werkplekinspecties hebben uitgevoerd, maandelijks overleg hebben gehad en ga zo maar door. Al deze documenten kan ik invoeren in Suite MKB; daardoor is het heel eenvoudig om de benodigde documenten op te roepen.'

Roozeboom legt uit: 'Handig hierbij zijn de vragenlijsten, waarvoor je zelf de vragen maakt. Dat kunnen ja/nee-vragen, scoringsvragen of open vragen zijn. De medewerker kan de vragen eenvoudig beantwoorden en vervolgens kan er eenvoudig een pdf worden gegenereerd. Die kun je gebruiken bij keuringen, het opleveren van een project, een flora- en faunacheck, precies waar en hoe je zelf wilt.' Van Wijngaarden: 'Met het oog op de keuringslijsten en de VCA-administratie willen wij nog uitbreiden met deze module. De antwoorden worden direct gekoppeld aan het project. Daarmee is onze administratie weer op orde, en dat helpt weer bij de uitvoering.'

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie