Specialistisch boombeheersysteem onderdeel van integrale oplossing

ARTIKEL

Alfons Schuurmans (Ingenieursbureau Beheerwijzer), donderdag 26 mei 2022

178 sec

Informatiebron voor efficiënt beheer

In dit artikel zet Alfons Schuurmans van Ingenieursbureau Beheerwijzer de verschillende Bor-beheersystemen op een rij en legt hij uit hoe hij de succesvolle implementatie van het Bor-beheersysteem ziet. Er is gratis ook een uitgebreidere versie van dit artikel op te vragen.

Alfons Schuurmans

De aanschaf van een Bor-beheersysteem is meer dan het kopen van een stukje software. Het is ook belangrijk dat de organisatie klaar is voor het gebruik van deze software. We zien de kwaliteit van software voor boombeheer toenemen, zowel binnen als buiten de integrale Bor-beheersystemen.
Bij een duurzame invoering van een Bor-beheersysteem wordt in het traject onderscheid gemaakt tussen de volgende onderdelen:
• Keuze
• Implementatie
• Beheer en gebruik
• Gebruik en rendement

Het is vaak praktisch om een marktconsultatie of marktverkenning uit te voeren.

Implementatie

Heb je een beheersysteem aangeschaft of in gebruik genomen, dan is het zaak om dit goed te implementeren in de beheerorganisatie.

Beheer en gebruik

Met een efficiënt en goed ingevoerd beheersysteem kunnen met 'één druk op de knop' de praktische gevolgen van beleid inzichtelijk gemaakt worden. Andersom kan er bijvoorbeeld snel berekend worden wat de budgettaire consequenties zijn van wijzigingen in het werkplan.

Alles 'in een hok'

Het is de uitdaging om het Bor-beheersysteem eenvoudig te houden. Leg afspraken goed vast en zorg ervoor dat duidelijk is wie wat doet.

Figuur 2. Direct betrokkenen

Plan van aanpak

Voor de implementatie van een Bor-beheersysteem is een overeenkomst, zoals een bestek met uitvoerig beschreven aanvullende bepalingen en uitvoeringseisen, nog niet overal vanzelfsprekend. In de overeenkomst zijn vaak maar weinig meetbare doelen, producten en afspraken vastgelegd; vaak bestaat het voorstel slechts uit een mooi verhaal, ondanks de aanzienlijke aanschaf- en onderhoudskosten.
Door het uitvoeren van een analyse van de huidige situatie wordt inzichtelijk welke producten er moeten worden vervaardigd, evenals de uitgangspunten waaraan deze moeten voldoen. Zijn de producten eenmaal bekend, dan kan er een opzet worden gemaakt voor de taakverdeling, de planning en de begroting.

Figuur 4. Zorgvuldige keuze

Het is aan te bevelen om de tijdens de implementatie van het gekozen beheersysteem de opgestelde procedures en vervaardigde producten vast te leggen en op te nemen in een digitaal 'handboek beheersysteem'.

Leg vast wat je inventariseert

Een belangrijk onderdeel van de implementatie is de vulling van het systeem met (vaste) gegevens (assetkenmerken). Leg vooraf uniform vast wat er allemaal in het beheersysteem moet worden opgenomen en wat de gewenste nauwkeurigheid daarvan is. De informatie die aanwezig is (of zou moeten zijn) in een Bor-beheersysteem kan worden onderverdeeld in:
 Objectgegevens
 Beheergegevens (programmering)
 Inspectiegegevens
 Uitgevoerd werk

Bijhouden

Als veranderingen niet doorgevoerd worden, is het systeem snel verouderd. Bevindt een beheersysteem zich eenmaal in de beheerfase, dan is het bijhouden van gegevens een belangrijk vereiste.

Figuur 6. Mutaties vaste gegevens

Daarnaast zijn er ook (maatschappelijke) ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de (beheer)gegevens in het systeem. Denk aan prijsstijgingen of nieuwe technologie.

Figuur 7 Mutaties dynamische gegevens

Samenvattend

Het aanschaffen en installeren van een Bor-beheersysteem is niet iets wat je als beheerorganisatie vaak doet. Er zijn veel aanbieders van systemen op de markt, elk met hun eigen specialiteiten, maar ook hun eigen tekortkomingen. Bepaal wat de organisatie direct nodig heeft en ook de fasering van de implementatie. Let daarbij niet alleen op het systeem zelf, maar ook op de mensen in de organisatie en hele informatievoorziening daaromheen.

Van import en export naar synchroniseren/live

Het is alweer een tijd geleden dat in het veld vergaarde gegevens alleen op papier verwerkt en uitgewisseld konden worden. Ook bij digitaal werken levert het synchroniseren/importeren soms problemen op, afhankelijk van de leverancier en de aannemer. Momenteel zien we een sterke ontwikkeling naar het live invoeren van gegevens in het Bor-beheersysteem. Een applicatie waarin gewerkt kan worden als er tijdelijk geen internet beschikbaar is, wordt door de eindgebruiker als prettig ervaren.

Integrale Bor-beheersystemen inclusief bomen Integrale beheersystemen verschillen sterk van elkaar. Niet alleen wat betreft functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en inlevingsvermogen in de (eind)gebruikers, maar ook als het gaat om de visie op het omgaan met onder meer data en processen. Hierbij een overzicht van de huidige integrale Bor-beheersystemen: - Castor (RHDHV) - GBI World (Antea) - Geovisia (Dataquint) - Gisib (DG Groep) - Greenpoint (Greenpoint BV) - Groenestein Beheersoftware (Groenestein Beheersoftware) - I-Asset (Visma) - Lama Bor o.b.v. IBM Maximo (Lama Empowerz) - Obsurv (Sweco)

Specifieke software voor bomen Specifieke software voor bomen is vaak gericht op het inspecteren, plannen, begroten en registreren van het uitgevoerde werk. Vaak kunnen deze specifieke boombeheersystemen de objectinformatie goed beheren, maar is de uitwisseling met onder andere de BGT een belangrijk aandachtspunt. Enkele voorbeelden van specifieke software: - ABS (Data Control) - Boom-KCB (Kenniscentrum voor Bomen) - Digitree (B3Partners) - GRIB (Bomenwacht)

Inspectiesoftware voor bomen Met deze software kunnen de inspectiegegevens en gewijzigde administratieve gegevens vaak goed uitgewisseld worden (ontvangen en aanleveren) met de software van de opdrachtgever. Het doorgeven van grafische gegevens (kaart) levert in de praktijk vaak problemen op. Volgens Ingenieursbureau Beheerwijzer is het van groot belang dat alle data centraal beschikbaar zijn, dus ook de inspectieresultaten en het uitgevoerde werk.

Samenvattend

Het werken met een Bor-beheersysteem is afwisselend en uitdagend. Er zijn veel technische mogelijkheden, waarbij alle betrokkenen samen een belangrijke rol vervullen. Het is van groot belang dat het Bor-beheersysteem een hulpmiddel wordt en blijft. Het dagelijks werk wordt er op eenvoudige wijze door ondersteund. Zo kun je samen een beter resultaat realiseren met meer plezier. Beslis beter en beheer wijzer!

TREEPAPER BOOMBEHEERSYSTEMEN Dit artikel is een samenvatting van een uitgebreidere Treepaper Boombeheersystemen van Alfons Schuurmans van Ingenieursbureau Beheerwijzer. De complete Treepaper Boombeheersystemen kunt u gratis opvragen via de redactie van BOOMZORG: Hanneke Tax, hanneke@nwst.nl.

LOGIN   met je e-mailadres om te reageren.

REACTIES

Martin Tijdgat Friday 10 June 2022 Alfons, Met de komst van de Omgevingswetgeving is het van het grootste belang dat gemeentelijke bomen en monumentale bomen (kaart Groen Erfgoed) integraal in de basisgegevens van het Omgevingsplan komen te staan. Dat maakt planmatig mutatiebeheer alleen maar belangrijker. Daarnaast is het dan ook veel beter mogelijk over bomen te communiceren met de opdrachtgevers , de inwoners van de gemeente

download artikel

Tip de redactie